ひろしとアカリのセキュリティ事情ファイルにパスワードをかけて保存する方法

みなさんは、文書ファイルを安全に保管していますか？

たとえば、勤務先のパソコンには、顧客名簿や提案書、企画書、見積書など、関係者以外に共有してはいけないさまざまなファイルが保存されているはず。自宅で家族とパソコンを共有している方は、だれにも見られたくない、たとえば日記などのファイルの扱いに困った経験があるかもしれません。

文書ファイルをだれにも見られないよう、手軽に保護したいときにうってつけなのがファイルにパスワードをかける方法です。これにより、事前に設定したパスワードを知っている人だけがファイルを開くことができます。

たとえば、WordやExcelでは、「ファイル」タブの「情報」をクリックし、「ブックの保護」の一覧から「パスワードを使用して暗号化」を選択すれば、ファイルにパスワードをかけられます。

このとき、だれもが容易に推測できそうなパスワードを設定するのは厳禁です。これではパスワードをかける意味が薄れてしまいます。たとえば、キーボードの配列（asdfghjkl）や規則的な4桁の数字（1234）、よく知られた数字の語呂合わせ（4649）、電話番号の下4桁などは避けるべきです。

また、パスワード付きの文書ファイルを関係者にメールで共有する際には、文書とパスワードを別々に送りましょう。もし、文書を添付したメールをうっかり誤送信してしまっても、パスワードが伝わっていなければ第三者に中身を見られずにすむためです。

万一のパソコン盗難・紛失時の情報漏えい対策にもなるため、重要な文書ファイルにはパスワードをかけておきましょう。