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2013/05/09

<初心者必見>大切な思い出が消えてしまったことはありませんか? バックアップと整理で大切な写真や動画を守ろう

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  • どこに何があるか直感的にわかるよう、データを整理しよう

どこに何があるか直感的にわかるよう、データを整理しよう

データはまず一ヶ所に集める

デジカメやスマホで写真を撮ったらすぐに決められた場所にデータを保存しましょう。事前に写真を保管するメインのパソコンを決め、撮った写真をすぐにそのパソコン上で一元管理しておくことは、バックアップを行う上で重要なポイントになります。というのも、データが複数の場所に分散していると、バックアップを実施していないファイルがどれかわからなくなってしまう恐れがあるためです。

保存するフォルダの階層は2段階まで

データ整理のポイントは、見つけやすく、バックアップもしやすいようにフォルダ分けすることです。例えば写真の場合、フォルダの中にさらに新しいフォルダ(サブフォルダ)を作成し、2段階の階層構造でデータを保存するのがおすすめです。たとえば、上位のフォルダの名前は<年や月>、下位のフォルダの名前は<日付やイベント>といったルールでフォルダ分けをする方法があります。

写真を撮ったらすぐにパソコンにデータを取り込むことを前提として、上位のフォルダに「2013」、下位のフォルダに「0509_箱根旅行」などの名前をつけて写真データを収納しておけば、フォルダの中身が直感的にわかるため、欲しい写真を探し当てやすくなります。

保存するフォルダの階層は2段階まで

仕事やプライベートの特定行事など、イベントを最上位のフォルダにして、その中を日付で分けるといったやり方もよいでしょう。イベントを最上位にした場合は、そのフォルダの中で操作を繰り返すことを考えると、クラウドサービスの利用時などに無関係の相手に情報を誤って共有してしまうリスクを下げることもできます。

フォルダを全く作らずに、パソコンの検索機能を使って欲しい情報を見つける方法もありますが、バックアップのことを考えると、ある程度の期間をフォルダでまとめた方が便利でしょう。また、サブフォルダを作り過ぎることも考えものです。フォルダの階層が深いと、全体像が把握しにくくなり、かえって必要な情報が埋もれてしまう場合があります。バックアップ後のフォルダの名前に「済」などの文字を付与するのも一つのアイデアです。バックアップ済みのフォルダを視覚的に判別することができ、作業がし易くなるでしょう。

パソコンやスマホの中にある大切な写真が消失して後悔しないよう、常にバックアップをとる習慣をつけてください。また、見たい写真が見つからなかったり、バックアップの有無がわからなくなったりする事態を避けるため、普段からデータを体系立てて整理しておきましょう。どこに、どんなデータがあるかを知っておくことは、セキュリティの観点でも重要です。本当に重要なファイルにはパスワードを設定し、第三者が勝手に閲覧できないようにするなどの対策を取りやすくするためにも、普段からしっかりとしたデータ管理を心がけてください。

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